Vidéo : l’évolution des process – épisode 4

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Cette semaine : l’évolution des process administratifs, Episode 4

Bonjour, je m’appelle Alexandre CWERMAN, société Gest’AC Conseils, et j’accompagne les dirigeants d’entreprise dans l’amélioration de leurs performances. Aujourd’hui, je vais vous parler de l’évolution des process et, plus particulièrement, de l’importance de la visibilité opérationnelle.

Vous allez me dire : « C’est quoi ? » Tout simplement, c’est le fait d’être ordonné, d’être rangé. Je vais vous prononcer un mot qui ne va rien dire pour vous, c’est la méthode japonaise du 5S. S, c’est quoi ?
En gros, c’est :

  • supprimer l’inutile,
  • situer les choses,
  • faire briller,
  • standardiser les règles,
  • suivre et progresser.

Ca veut dire quoi ? Je vous donne un exemple. Vous avez sur votre bureau des papiers dans tous les sens, partout. Vous arrivez, vous posez le moindre document comme ça. Ce n’est pas la peine.
La première des choses c’est de se dire est-ce que le document est utile, important, urgent. Oui, non, poubelle. Ca ne sert à rien de le garder, c’est poubelle. S’il est important, utile et très urgent, vous auriez dû le traiter. Donc il ne devrait pas être sur votre bureau.

La deuxième chose, c’est ranger. Il est important d’avoir un bon classement. C’est inévitable.
La troisième chose, c’est faire briller. C’est toujours agréable quand on a un bureau propre, bien lisse, qui brille. C’est toujours plus accueillant pour les clients et même pour vous, pour travailler au quotidien.
Quatrième élément. Toujours, toujours être dans le rangement. C’est-à-dire ne pas se laisser déborder par des papiers qui arrivent, par des courriers qui s’entassent. Il faut savoir traiter.

Et la cinquième chose, c’est être rigoureux dans le rangement. On peut bien ranger pendant une semaine, deux semaines mais c’est tous les jours qu’il faut ranger.

Voilà, c’est la méthode du 5S.

Il existe d’autres méthodes comme la méthode LEAN. Le plus important est de se dire, comment par exemple je gère mon planning de production ? Oui, vous, vous le savez, vous savez que la semaine prochaine vous allez chez tel client et après chez untel… Mais est-ce que votre équipe le sait ? Est-ce que votre assistante le sait ? Est-ce qu’elle a commandé les fournitures pour faire ce chantier- là ? Ou est-ce que vous allez lui poser la question vendredi prochain et dire est-ce que tu as bien commandé les fournitures pour lundi ?

Je ne sais pas, peut-être, il faut reprendre les documents. Si vous aviez un planning, au mur, un tableau Velléda, avec le nom des clients, commandé, devis validé, j’ai commandé les fournitures, mis en application telle date, l’équipe est faite, c’est facturé, c’est réglé, et bien en terme de communication, il y a de l’efficacité, de la performance, et en plus vous communiquez avec votre entreprise et vos équipes, et là, ça implique tout le monde dans cette méthode là. La méthode LEAN, c’est cela, toujours détailler chaque poste, améliorer, communiquer et surtout impliquer chacun dans chaque stade de l’entreprise.

Je vais m’arrêter là, je ne vais pas vous en dire plus. C’est long, il faut l’étudier, diagnostiquer, il faut regarder ce qu’on peut améliorer et pour cela, n’hésitez pas à me contacter soit par téléphone, soit par mail, soit directement via le formulaire de mon site internet, consultez la rubrique « Evolution des process » sur gestacconseils.com.

By | 2017-04-06T21:54:43+00:00 lundi 1 février 2016|process|0 commentaire

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Consultant en Contrôle de Gestion, Amélioration de la performance, Reporting, Tableau de Bord, Formation Excel, Aide à la création/ reprise d'entreprise.

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